Kontoauszug aufheben, ja oder nein? Eine allgemeine gesetzliche Pflicht dazu gibt es für Privatpersonen nicht, darin sind sich Sparkasse, Commerzbank, Konto.org und die R+V Versicherung einig. Trotzdem landen viele Auszüge im Schredder, bevor ein Nachweis gebraucht wird, und dann fehlt der Beleg für die Miete, für die Handwerkerrechnung oder für eine Zahlung, die ein Händler plötzlich bestreitet. Ein Blick auf die tatsächlichen Fristen hilft, ruhiger aufzuräumen.
Keine Pflicht, aber gute Gründe
Dass der Gesetzgeber Privatleuten nichts vorschreibt, heißt nicht, dass Auszüge wertlos wären. Sie sind Ihr Nachweis, dass eine Rechnung bezahlt wurde, und den brauchen Sie solange, wie jemand Geld von Ihnen fordern kann. Alltägliche Forderungen verjähren in der Regel nach drei Jahren, die Frist beginnt zum Jahresende. Als Faustregel nennt Konto.org das laufende Jahr plus zwei weitere Jahre, auch Sparkasse und Commerzbank raten zu drei Jahren. Das gilt für Versandhandel, Möbelkauf, Miete und Versicherungsbeiträge gleichermaßen.
Zusätzlich sprechen praktische Gründe dafür, Auszüge etwas länger zu behalten. Soll eine Garantie oder Gewährleistung greifen, müssen Sie den Kauf belegen können, und bei Streit mit Vertragspartnern entscheidet nicht selten, wer eine Zahlung nachweisen kann. Für Kaufbelege nennt die Commerzbank zwei Jahre Gewährleistung, so lange sollte der Zahlungsnachweis mindestens bleiben. Dieser Aufwand ist gering, verglichen mit dem Ärger, eine alte Zahlung nicht mehr belegen zu können. Praktisch bewährt sich ein fester Termin im Januar. Dann sortieren Sie das vorletzte Jahr aus, denn die Verjährung beginnt zum Jahresende, und alles, was älter als drei volle Jahre ist, hat in aller Regel keine Bedeutung mehr, sofern keine der Ausnahmen unten greift. Thermopapier aus dem Kontoauszugdrucker verblasst mit der Zeit; wichtige Seiten fotografieren oder scannen Sie besser früh.
Auszüge mit außergewöhnlich hohen Einmalzahlungen, etwa Mietkaution, Anzahlung für ein Auto oder Einzahlung auf ein Sparkonto, bewahren Sie länger auf, weil sie erst Jahre später gebraucht werden können. Die Kaution wird erst am Ende des Mietverhältnisses abgerechnet, und dann hilft der Beleg über die Einzahlung. Solche Nachweise gehören in eine eigene Mappe, getrennt von den laufenden Auszügen, die nach dem Aussortieren im Januar verschwinden dürfen.
Fristen im Überblick
Die folgende Tabelle zeigt die Ausnahmen von der Dreijahresregel, wie sie die genannten Ratgeber beschreiben. Sie sind keine Gesetzestexte und wurden nicht am Wortlaut der Vorschriften geprüft.
| Situation | Aufbewahrung | Anmerkung |
|---|---|---|
| Handwerker und Dienstleister am Grundstück | 2 Jahre | Commerzbank verweist auf § 14b UStG |
| Haushaltsnahe Dienstleistungen, von der Steuer abgesetzt | bis Steuerbescheid und Ende der Einspruchsfrist | Sparkasse, Commerzbank, R+V |
| Positive Einkünfte über 500.000 Euro im Jahr | 6 Jahre | Schwelle je nach Quelle über oder ab |
| Selbstständige und Unternehmer | 10 Jahre | Geschäftskonto und Belege |
| Bauwerke, Mängelansprüche | 5 Jahre empfohlen | Hinweis der R+V |
Auffällig ist, dass die Quellen nicht ganz zusammenpassen. Konto.org beschränkt die Zweijahresregel auf selbst genutztes Wohneigentum, die anderen sprechen allgemein von Grundstücken und Gebäuden. Ob sie auch für vermietete Immobilien gilt, lässt sich daraus nicht ableiten. Konto.org führt außerdem eine Tabelle mit zehn Jahren für Steuerunterlagen, die erkennbar aus dem Jahr 2011 stammt und für Privatpersonen nicht gilt. Eine feste Zehnjahresfrist für Steuerunterlagen von Angestellten nennt keine der anderen Quellen. Im Zweifel fragen Sie das Finanzamt oder einen Steuerberater.
Bei den haushaltsnahen Dienstleistungen und Handwerkerleistungen, die Sie von der Steuer absetzen, zählt in der Praxis der Zahlungsnachweis über das Konto. Behalten Sie den Auszug mit der Überweisung daher gemeinsam mit der Rechnung und verlassen Sie sich nicht auf die Rechnung allein. Dasselbe gilt für Mietzahlungen und Versicherungsbeiträge: Hier belegt der Auszug, dass Sie gezahlt haben, falls später jemand das Gegenteil behauptet. Beides fällt unter die Dreijahresregel, sofern keine Steuerfrist länger läuft.
Die Sechsjahresfrist trifft nur sehr wenige Haushalte, und die Zehnjahresfrist für Selbstständige betrifft vor allem Geschäftskonten. Nutzen Sie ein einziges Konto privat und beruflich, behandeln Sie es vorsichtshalber wie ein Geschäftskonto und trennen die Zahlungen künftig besser auf zwei Konten. Das erleichtert die Buchführung und verhindert zugleich, dass private Auszüge unnötig lange im Ordner liegen.
Papier, Postfach und Nachbestellung
Wer Auszüge verloren hat, ist nicht verloren. Banken müssen ihre Buchungsbelege nach Angaben von Sparkasse und Commerzbank zehn Jahre speichern, ältere Auszüge lassen sich daher in dieser Zeit nachbestellen. Das kostet in der Regel eine Gebühr. Konto.org nennt zehn Euro pro Beleg, die Angabe stammt aus einem älteren Beitrag, die Sparkasse und die Commerzbank nennen keinen Betrag. Verbindlich ist das Preisverzeichnis Ihrer Bank.
Das elektronische Postfach kostet nichts, doch die Speicherdauer unterscheidet sich je nach Haus. Bei der Sparkasse bleiben alle jemals eingestellten Auszüge ohne Frist abrufbar, die Commerzbank archiviert zehn Jahre. Die R+V nennt für den Online Abruf an sich nur zwölf Monate, diese Angabe bezieht sich also vermutlich auf eine andere Bank. Laden Sie wichtige Auszüge deshalb als PDF herunter und sichern Sie sie auf einem eigenen Speicher, statt sich auf das Postfach zu verlassen.
